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本会印章、文件及档案管理制度

贵州省经济与法制建设促进会印章、文件及档案管理制度 第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据国务院《社会团体登记管理条例》和本会《章程》制定本制度。 第二条 秘

贵州省经济与法制建设促进会印章、文件及档案管理制度
  
        第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据国务院《社会团体登记管理条例》和本会《章程》制定本制度。
  第二条 秘书长是本会印章、文件及档案管理的负责人,秘书处是印章、文件及档案管理的责任部门,各部(室)依照本管理制度履行职责。
  第三条 秘书处行文使用两个文号,即“黔经法协发”和“黔经法秘发”。“ 黔经法协发”适用于以本会名义发出的文件,包括上行文、对会员单位等的正式文件,该文号需加盖本会印章。“黔经法秘发”是以秘书处的名义发出的文件,主要是各部(室)具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等,该文号需加盖秘书处印章。
  第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核,报会长或秘书长批示签发,并负责文件的文号编发、承印等工作。
  第五条 以“黔经法协发”发出的各类文件需经本会会长签发,以“黔经法秘发”发出的各类文件需经本会秘书长签发。
  第六条 行文执行登记制度,由秘书处专人负责。
  第七条 各类文件行文需使用《贵州省经济与法制建设促进会行文呈批表》。
  第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件,由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
  第九条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《贵州省经济与法制建设促进会文件传阅处理表》,报秘书长或本会领导阅批。
  第十条 每年本会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册,标识后归档保存。
  第十一条 本会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
  第十二条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录,并设专人负责此项工作。
  第十三条 “贵州省经济与法制建设促进会”、“ 贵州省经济与法制建设促进会秘书处”印章使用的审批权限由本会常务理事会审议核定。
  第十四条 本会财务专用章由本会主管会计负责保管,按有关财务管理的规定使用印章。
  第十五条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章,并不得带离本会办公场所。
  第十六条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等,由专人保管,经秘书长批准后开具,并留底备查。
  第十七条 社团档案的建立是社团规范化建设的重要组成部分,是社团历史沿革、工作开展情况的珍贵历史资料,是社团决策、开展工作的重要参考,秘书处负责社团内部档案的立卷、归档,主要包括:
  (一)基础档案:包括章程、机构设置、上级有关制度和内部制度、会员名单、理事会(常务理事会)名单、领导机构成员名单、社团法人(负责人)登记表、会员基本情况表等;换届大会汇编材料;年度工作计划、简报、总结;经费情况表;内部通讯录;工作日志、年度大事记;理事会(常务理事会)等会议记录及会议纪要等;
  (二)活动档案:包括重大活动以及对外交流的计划(策划)、申请批复、通知、海报、宣传、议程、总结、大事记、照片、录像、活动媒体报道、有关的实物等材料;
  (三)其他档案:上述未列出的其他重要材料。
  第十八条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。